Cititoare de cartelă, cartele cu amprentă incorporată, control acces, pontaj!
Modul în care resursa umană circulă într-o companie este o temă importantă cu implicații în multe direcții: acces, pontaj, salarizare, siguranța prezenței,HR, siguranța datelor, etc.
Odată cu evoluția comportamentului managerial al companiilor au crescut și evoluat și nevoile privind monitorizarea exactă, sigură și în timp real a accesului, dar și posibilitatea de a accesa aceste date din exterior, pe diferite nivele de acces la informație, în mod automat, centralizat.
Întrebările cele mai frecvente pe care companiile și le pun sunt:
- 1. Care este ora exactă la care vine/pleacă fiecare persoană din companie?
- 2. În ce secții circulă în timpul zilei? Cât timp petrec în fiecare secție?
- 3. Este cu siguranță persoana care a pontat aceeași cu cea care a fost prezentă?
- 4. Câte pauze ia un angajat/zi și cât sunt acestea cumulate ca timp/zi/lună?
- 5. Câte ore/lună lucrează un angajat, din care cât sunt pauzele de masă sau de țigară?
- 6. Care sunt angajații care frecvent întârzie și în medie cât timp? Dar cei care mereu sunt punctuali?
Numărul de angajați și modelul de management sunt doi dintre cei mai importanți factori care influențează soluțiile pe care companiile le aleg pentru a răspunde la aceste întrebări.
În companiile cu număr mic de angajați în care managementul este realizat de către proprietar de cele mai multe ori, monitorizarea resursei umane este realizată de acesta în mod direct, vizualizând și urmărind fiecare din aspectele de mai sus, luând măsuri imediate. Inclinațiile profesionale ale managerilor spre informatică și informatizare fac totuși ca și în companiile mici să apară nevoia automatizării, mai ales din pespectiva exactității și a trasparenței informației.
Companiile cu număr mare de angajați sunt marcate de 2 mari influențe, respectiv management autohton și sisteme integrate internaționale la care acestea se aliniază. Prima categorie are ca trend decizional ceea ce managementul local, de obicei o echipă formată din manager general+ Hr+IT consideră cel mai potrivit sistem pe care să îl implementeze pentru aceaste servicii. A doua categorie se alininiază la sistemele ERP ale companiei-mamă, adaptate specificului local ( legislație, mod de operare în România).
Principalele moduri în care monitorizarea/control accesul și pontajul se pot realiza, gradual în funcție de complexitate și nevoia de prelucrare, de la sistemele clasice până la cele integrate sunt:
- condică de prezență de mână;
- completare manuală de către o singură persoană/fiecare persoană a unui tabel simplu, de cele mai multe ori în format excel;
- sistemul de acces SI/SAU monitorizare/pontaj pe bază de:
- cititor de cartelă și cartelă personală;
- cititor biometric, scanând amprenta personală;
- cititor de cartelă cu amprentă incorporată;
- recunoaștere facială și perimetrală;
- aplicații online, soluții în cloud.
Îndiferent de modul de monitorizare ales, 2 aspecte vor fi mereu în vizor în momentul configurării deciziei: control accesul și colectarea pontărilor.
Acești doi parametrii vor diferenția clar procesul decizional în fiecare companie.
Sistemele bazate pe control acces presupun din start și componenta hardware ( turnichet, cititor de cartelă, barieră..etc) , crescând pe de o parte investiția, mai ales în cazul companiilor cu mai multe puncte de lucru, iar pe de altă parte limitând posibilitățile oferite de soluțiile online privind pontarea pentru persoanele aflate pe teren, deplasare, puncte de service la client. În schimb, ele oferă în cele mai multe cazuri posibilitatea achiziției unei licențe fixe, instalată local, cu o investiție controlată.
Pontarea în aceste sisteme depinde de sistemul ales, primând siguranța momentului pontării, nu și a persoanei. Singura situație în care acest lucru cumulează și ora exactă a prezenței, cât și persoana în sine este cititorul biometric. Insă aici intervin din luna mai 2018 reglementările GDPR(prelucrarea datelor cu caracter personal). Te sfătuim să te informezi bine înainte de a alege cititoarele biometrice, acestea sunt considerate dpdv GDPR ca măsură excesivă pentru a fi folosită în pontare, datorită informațiilor cu caracter personal pe care le utilizează.
Există două soluții tehnice care pot să rezolve aceste situații, și totuși conforme GDPR:
1/fără control acces: soluții în cloud, online, cu pontare sigură cu preluare de oră exactă automat, și semnătura angajatului, pe un device ( tabletă, telefon) de exemplu sistemul de pontaj Optimoo ( www.Optimoo.ro)
2/ cu control acces: cititoare de cartelă care citesc cartele cu amprentă incorporată, unică pentru fiecare utilizator, cartela fiind a angajatului, datele sunt stocate strict la el, și nu în societate. ( de exemplu noile cartele cu amprentă incorporată, produse de SVTech, împreună cu cititoarele X-STAL produse tot de aceștia ( www.svtech.ro).
Cadrul legal al Legislației Muncii are și el un cuvânt de spus peste toată clasificarea de mai sus, mai ales din pespectiva modificărilor din 15 august 2017, pe OUG.. care impune ca fiecare societate comercială, indiferent de domeniu de activitate sau dimensiune, să țină o evidență a orelor de intrare/ieșire a resursei umane, pe care să o prezinte în cazul unui control al organelor ITM. Astfel, de la sfărșitul anului trecut, vechea condică de prezență a fost reactivată în multe din companiile din România, acolo unde evidența resursei umane nu era realizată deloc. Companiile care foloseau deja un soft/sistem informatic în acest sens au apelat doar la extensii ale acestora.
Oricum, indiferent de ce platformă alegeți, verificați:
- 1. colectarea să se facă prin preluarea automată a orei de intrare ( și nu introducerea manuală);
- 2. accesul la date și pontarea să se poată face și de la distanță, pe nivele de acces;
- 3. angajații să poată accesa propria situație lunară;
- 4. sistemul să fie conform cerințelor GDPR;
- 5. să existe raportul cu ,,orele intrare/ieșire,, conform cerințelor GDPR;
- 6. sistemul să permită export în sistemele contabile cele mai uzuale;
- 7. să existe departament de suport tehnic local, care să te ajute să folosești la maxim setările.
